El congreso nacional es una conferencia donde los miembros de una compañía o un organismo se reúnen con el fin de debatir cuestiones de diversa índole. Generalmente esta reunión es periódica y los temas son de fines políticos. Este tipo de evento es de un nivel muy alto y por eso su organización debe ser muy seria y bien preparada.
Congreso nacional: sala grande y moderna con iluminación en color azul
Existen muchos pasos importantes que se deben hacer durante la organización de congreso.
- Un o dos meses antes del congreso, por supuesto, si hay tanto tiempo: se debe elegir y reservar el lugar. Las salas apropiadas no son muchas a pesar de que los que deseen organizar un congreso no sean pocos.
Congreso nacional: sala tradicional para la realización del evento
Se deben elegir y confirmar los que van a hablar durante el congreso. Es muy importante informar a los participantes por escrito para que no hubiera errores. Es necesario informarles a cerca del programa, que pueden esperar, el número de los presentes y su nivel de competencia respecto al tema, los métodos de investigación y las técnicas estadísticas.
Mesa redonda de los miembros importantes de una compañía
Los portavoces no deben olvidar que su tiempo para hablar es limitado. Ellos deben hacer una presentación de Power Point y deben enviarla al organizador, porque él debe hacer el programa y debe definir el tiempo para cada portavoz. Generalmente, un congreso se sitúa entre doce y una y media por la tarde, pero todo depende del número de los problemas que se tratan y del número de los portavoces.
Tercer congreso internacional de América del Norte
Otra cosa muy importante es la técnica. El lugar se debe elegir con la técnica necesaria según las necesidades de los portavoces o se debe alquilar adicionalmente, pero sin la técnica profesional el congreso puede fallar.
Lugar para congreso con pequeños dimensiones
Si queréis que haya representantes de los medios de comunicación es necesario que se avisen lo antes posible, porque ellos tienen un gráfico muy apretado y deben tener tiempo para planificarlo.
La sala oficial del congreso nacional de Perú
- Tres semanas antes del congreso: Es el momento en que se deben aclarar todos los detalles relacionados con la técnica (plataforma, cátedra, micrófonos, pantalla, mesa de registro, cables de extensión, etc.) y también el catering y las bebidas. Si la sala alquilada no ofrece un catering propio, obligatoriamente se debe alquilar una compañía profesional.
Decoración de la mesa de los congresistas con flores
En este período se hace un folleto como invitación y se envía por fax a todas las oficinas relacionadas con el congreso. Esto es una regla de congreso obligatoria. También se escribe una carta a todos los colegas para invitarlos oficialmente.
- Dos semanas antes del congreso: todos los invitados deben afirmar o negar su presencia para que se puedan elaborar gafetes para todos.
La tarjeta del congreso nacional de alcaldes en Bucaramanga 2014
4. Una semana antes del congreso: se debe confirmar la sala, el catering y toda la técnica necesaria finalmente. El organizador debe preparar las presentaciones de Power Point en su propio ordenador portátil para estar seguro que no hará faltas. También él debe preparar e imprimir los resúmenes y los puntos básicos de cada portavoz y sus tarjetas de mesa con los nombres respectivos.
Sala profesional y moderna en hotel para congresos
Otra cosa muy esencial es la preparación de los materiales presentados que deben contener la información sobre la lista de los portavoces, tu misma organización, el patrocinador y las gracias dadas a él, el mismo folleto y también se pueden incluir los materiales impresos con las diapositivas de las presentaciones. Todos estos materiales deben estar recogidos en una carpeta con los datos de contacto.
Folleto del congreso mundial sobre el derecho del trabajo y la seguridad social
Durante la última semana se preparan también las etiquetas de identificación sin nombres para visitantes, hojas de inscripción y hojas vacías para visitantes, folleto o información con el programa para las mesas de inscripción, bolígrafos, rotuladores y otros materiales.
Realización de una presentación ante el público
- El día del congreso: asegúrate de que la sala está preparada. Revisa si todos los portavoces han llegado a tiempo y que el personal está al lado de la mesa de inscripción y ayuda a los invitados. Los patrocinadores también deben estar, porque es normal que ellos peroran en el inicio del congreso.
6. El día después del congreso: no debes olvidar enviar por el correo electrónico las gracias a los patrocinadores y a todos los portavoces. También puedes cardar los materiales del congreso en el sitio web de tu organización y enviarles enlace para poderlos ver.
Sí la organización de un congreso no es nada fácil, pero gracias a estos pasos, sabemos que puedes organizar un congreso nacional estupendo.
