Hoy en día un seminario se organiza para todo. Los seminarios están de moda y son muy útiles para la comunicación de la compañía con su público. Su organización parece fácil y sin problemas, pero la creación de la atmósfera necesaria y correcta es un trabajo duro y largo. Aquí están los pasos básicos que cada uno debe realizar durante la organización de un seminario si quiere que tiene éxito.
Seminario decorado en estilo elegante como sala de clase
1. El tema del seminario: el primer paso importante es el tema del seminario. Cada evento tiene su tema o fin y sin ellos no tiene sentido. Los eventos no se organizan sin objetivo y si la finalidad no está determinada bien, todo el seminario está en vano. El tema determina los participantes, el público, la estrategia de marketing y los invitados.
Sistema profesional de audio y video en una sala de eventos
2. El lugar del evento: la elección del lugar depende de muchos factores. Lo más importante es el número de los participantes, pero también esencial es si hay algunas actividades durante el seminario o la necesidad de espacio adicional para una exposición, si están presentes personas como políticos, invitados de honor, VIP personas, etc.
Lugar enorme para eventos en estilo moderno en colores de oro y negro
Seminarios más pequeños con participantes no más de 200 personas se puede realizar en alguna sala especial para eventos de algún hotel. Los asientos se pueden ordenar como una sala de clase o como un teatro. Pero seminarios enormes con más de 500 ó 1000 personas se debe realizar en un salón de baile, un auditorio, una sala grande o un centro de convenciones.
Plataforma de seminario en decoración moderna con iluminación en lila
Se deben examinar todos los aspectos de un lugar, como su capacidad, ubicación, nivel de los servicios, precios, etc., antes de tomar una decisión final.
3. La publicidad del seminario: este paso es uno de los más esenciales y difíciles. Según la estrategia de marketing y la posición correcta del evento depende toda su realización y el lograr de los objetivos.
Pantalla para presentaciones del sistema audio y video en una sala moderna
En mayoría de los casos el presupuesto determina los medios de comunicación que se van a usar para la publicidad, pero es muy importante que el seminario sea conocido. Según el objetivo del evento y la audiencia deseada se determinan exactamente los concretos medios de comunicación que se van a emplear.
Decoración moderna de sala de seminarios en colores rojo y dorado
Otro detalle es la colaboración con patrocinadores. Trabajar con ellos ayudará mucho al seminario, porque el presupuesto y la publicidad se alzan.
4. Los portavoces: la elección de portavoces es muy importante.
Portavoces del seminario: personas importantes para el logro de los objetos
Ellos deben ser seleccionados con atención según el tema del seminario y el público objetivo. Se debe trabajar mucho con los portavoces sobre sus temas concretos, sus presentación de Power Point, su tiempo necesario y los fines del seminario.
5. Personal adicional: cada evento necesita personal adicional, nadie puede arreglárselas sólo con tantas tareas.
Personal adicional del seminario para alojamiento de los invitados
Se debe elaborar un gráfico estricto para cada uno del personal y sus obligaciones. Se deben distribuir las tareas. Y el gerente del proyecto debe vigilar a todos si realizan sus obligaciones. El gerente del proyecto también debe prestar atención a los invitados especiales y los patrocinadores si ellos tienen algunas necesidades. Él resuelve los problemas surgidas con toda las organización y sus detalles.
Decoración con flores de la plataforma según el tema del seminario
6. El día del seminario: toda la organización y el trabajo sobre un seminario durante meses es sólo 80% de lo necesario. El día antes del mismo evento se debe revisar todo de nuevo: la sala algunas horas antes – si está preparada según los acuerdos; la técnica – micrófonos, proyectores, sistema de audio y vídeo; los materiales necesarios; la decoración; el personal adicional; etc. El día del seminario todo el personal debe venir 1-2 horas antes y estar listo para el recibimiento de los invitados.
Personal adicional para el catering para del seminario
7. Retroalimentación: se deben distribuir formularios para realimentación y después recogerlos, porque ellos dan información valiosa para el seminario y también ideas y consejos para un futuras mejoras.
Retroalimentación: importante información e ideas para cada evento
